Debido a la situación que el mundo vive los últimos meses debido al estado de emergencia por coronavirus COVID-19, las organizaciones y administraciones públicas se han visto obligadas a recurrir completamente al teletrabajo. Ante la gravedad del contexto actual, es imprescindible que los Ayuntamientos puedan reunirse para llevar a cabo las sesiones plenarias e informar a la ciudadanía de las propuestas, decisiones y medidas que se toman en el salón de plenos en relación a la pandemia y al municipio.

Hasta que empezó el confinamiento, el equipo de iOn Technology, de ADTEL y eCityclic, de SEMIC, ofrecíamos una solución personalizada para las administraciones públicas en la que la solución de Audio Vídeo Acta de eCityclic, integrada con tecnología de grabación y retransmisión automática de iOn Technology, permitía gestionar la publicación y consulta de la documentación relacionada con las sesiones municipales y las actas en formato audio y/o vídeo.

Y ahora…¿qué?

A partir de la dificultad de reunirse durante y después del confinamiento, el equipo de iOn y eCityclic han diseñado una propuesta para solucionar los obstáculos que puedan existir a la hora de celebrar sesiones plenarias: Plenos Telemáticos, la solución de videoconferencia para plenos municipales.

Requisitos para celebrar Plenos Telemáticos con validez legal

A día de hoy, existe una gran variedad de herramientas y soluciones preparadas para satisfacer las necesidades del trabajo en remoto para grupos de personas. Las empresas pueden reunirse a distancia mediante distintas aplicaciones de videoconferencia para llevar a cabo su actividad (reuniones, presentaciones, etc.), pero no ocurre igual en el sector público. Para los Ayuntamientos ubicados en España, es necesario que se cumplan una serie de requisitos técnicos y legales para celebrar las sesiones plenarias a distancia:

· Geolocalización en territorio español: Es necesario que el responsable público acceda a la sesión plenaria por videoconferencia desde una localización ubicada en España.

· Entorno privado y seguro: Ha habido casos de robo de sesiones y datos personales en distintas plataformas de videoconferencia debido a la ausencia de un sistema seguro antimalware. Es indispensable que los cargos públicos puedan celebrar la sesión en un entorno donde no se vulnere la privacidad y la seguridad.

· Garantizar la participación de los cargos públicos de manera satisfactoria y de la ciudadanía a través del streaming en directo de la videoconferencia.

Nuestra Propuesta

Solución de videoconferencia para plenos municipales con las siguientes funcionalidades:

• Plataforma de videoconferencia segura y accesible
• Acredita la identidad de los participantes y su geolocalización dentro del territorio español
• Garantiza la grabación y la emisión en directo de la sesión en videoconferencia
• Ofrece las garantías legales para la gestión y publicación del acta en formato audiovisual.
• Voto Telemático electrónico donde los concejales debidamente acreditados previamente votan de forma telemática, y su sentido del voto se computa digitalmente para facilitar después la elaboración del acta.

Des de iOn Technology, recomendamos la utilización de Lifesize, un sistema de videoconferencia con las siguientes características:

• Lifesize es una plataforma que lleva más de una década en la vanguardia de soluciones de videoconferencia.
• Es una solución muy robusta y fiable, y muy comprometida con temas de seguridad y protección de datos.
• Desplegada en los CPDs de Amazon Web Services (AWS), y por lo tanto cumplen con los niveles más estrictos de seguridad.
• Implementa el cifrado de extremo a extremo para cualquier llamada punto a punto. Este cifrado siempre está habilitado y nunca se puede desactivar.
• Cumple con las regulaciones nacionales e internacionales de privacidad de datos como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).
• No es necesario instalar ninguna aplicación. Puedes acceder vía el navegador para WebRTC.
• Es un plataforma abierta e interoperable. Está diseñado con protocolos estándares, cualquier equipo de otra plataforma de videoconferencia puede llamar por cualquier puerto contratado.
• Dispone de los equipos de sala más potentes del mercado que ofrecen alta calidad, facilidad de uso y sencillez con la gestión.
• Ofrece un entorno privado, potente y personalizable al cliente, donde se pueden suscribir los usuarios. Este entorno facilita el control de los usuarios, la gestión de las reuniones, de las llamadas, etc. Incluso puede ser una herramienta colaborativa.
• Este entorno tiene una consola de administración, que permite administrar los usuarios, gestionar las grabaciones, consultar estadísticas, ver el detalle de las reuniones activas e históricas, etc. En este sentido, permite el control absoluto de quien participa en la reunión y desde donde. Cumple por tanto con el decreto que obliga a todos los concejales conectarse desde territorio español y que estén perfectamente identificados.
• Es posible grabar la sesión, independientemente del tamaño del archivo, y su retransmisión en directo por Internet.
• Con nuestra colaboración, ofrecemos servicio de asistencia antes y durante la sesión plenaria para asegurar que todo saldrá bien.

Demostración: Simulacro de Pleno Telemático

Caso de éxito

La AMB (Àrea Metropolitana de Barcelona) necesitaba reunirse con todo el consejo metropolitano, formado por más de 100 personas, para llevar a cabo una sesión plenaria. Después de intentarlo con distintas plataformas de videoconferencia, le propusimos utilizar el sistema de videoconferencia Lifesize.

¿Cómo reunimos a 100 personas en una misma sesión plenaria?

A través del sistema Lifesize y el soporte y la tecnología de iOn Technology, NRDmultimedia y eCityclic, la AMB pudo reunirse el viernes 3/03/20 para organizar, grabar y retransmitir la sesión en directo con 100 miembros del Consell Metropolità desde sus casas con equipos personales (PC, tablets y móviles).

La sesión virtual presidida por la alcaldesa de Barcelona, Ada Colau, acogió a los 100 asistentes que se conectaban al pleno con la capacidad de visualizar y comunicar sus turnos de palabra según el orden que dictaba la sesión. Al finalizar el pleno, se firmó el acta y se subió a la nube con el sistema de Audio Vídeo Acta de eCityclic con plena validez legal.

A pesar del poco margen de tiempo de preparación y el número de participantes conectados a la vez, la sesión fue un éxito y los miembros de la AMB felicitaron en directo al equipo de informáticos, respaldados por el equipo de iOn, NRDmultimedia y eCityclic y la tecnología de Lifesize.