La Universidad Jaume I de Castelló da a luz al proyecto para llevar a cabo la grabación de reuniones y actas que tienen lugar en la sala de juntas del Rectorado. Además, también es posible la creación y gestión de las actas en formato audiovisual para integrarlo con su gestor de órganos colegiados (GOC).
La sala de reuniones está equipada con tres cámaras de video del fabricante Axis y la integración de 70 unidades de pupitre con el sistema de conferencias MXC de Shure. Con todo el potencial de la solución IOn para hacer la producción audiovisual de las actas y el software de gestión Shure, la Universidad puede gestionar, configurar y personalizar todos los aspectos de las reuniones. Desde secretaria tienen todo el control de las sesiones con su gestor de órganos colegiados (GOC).
Qué es el gestor de órganos colegiados (GOC)
La plataforma de gestión de órganos colegiados (GOC) es una aplicación que permite la convocatoria y la gestión de reuniones de los órganos colegiados de las universidades en formato electrónico. Esta herramienta se encarga de cubrir todo el proceso de organización de una reunión, desde su convocatoria hasta el cierre del acta desde un mismo espacio:
- Convocar una reunión.
- Añadir los puntos del orden del día.
- Adjuntar la documentación necesaria.
- Enviar la convocatoria a los miembros de un órgano colegiado para que reciban la información de la reunión y confirmen asistencia.
- Una vez celebrada la reunión, incluir el resultado de los acuerdos y deliberaciones.
- Cerrar el acta, validarla, firmarla digitalmente y archivarla para que quede bien guardada en el histórico.
IOn como herramienta de grabación y retransmisión de reuniones
La solución iOn, juntamente con el gestor de órganos colegiados, permite la grabación y de reuniones y actas, además de gestionar las agendas, personalizar los participantes con diferentes roles, realizar votaciones y recoger los resultados. Paralelamente, puede realizar la transcripción simultánea a papel de las intervenciones, gestionar la importación y exportación de informes y visualización de los datos de las sesiones con diferentes sinópticos en las pantallas de la sala.
